Работы по созданию централизованной системы расчета зарплаты и управления персоналом (ЦС ЗУП) проводились в АО «СО ЕСЭ» с июля 2018 по январь 2020 года. Исполнитель – Группа компаний «1С-Рарус» – был определен конкурсной процедурой. Результатом внедрения нового программно-технического решения стала оптимизация внутренних деловых процессов в кадровом и бухгалтерском учете за счет централизации функций расчета заработной платы и сдачи отчетности, а также оптимизация серверной инфраструктуры, поддерживающей эти процессы в компании.
Новая система обеспечивает оперативный расчет заработной платы и различных начислений для всех 8 тысяч специалистов компании, работающих в 65 субъектах РФ: исполнительном аппарате в Москве, семи филиалах – объединенных диспетчерских управлениях (ОДУ), 49 филиалах –региональных диспетчерских управлениях и 16 представительствах. Использование ЦС ЗУП позволило ускорить получение регламентированной отчетности, формирование сводной по компании отчетности. При этом административные расходы на процессы кадрового и бухгалтерского учета в части ИТ сократились на 60 %.
В результате создания ЦС ЗУП были унифицированы и переведены на единую программную платформу процессы ведения организационной структуры и штатного расписания, кадрового учета, учета рабочего времени, планирования и учета награждений, воинского учета, формирования управленческой, регламентируемой и сводной по компании отчетности. Кроме того, в новый программный продукт была интегрирована функция автоматического формирования специализированной отчетности для Государственной информационной системы топливно-энергетического комплекса (ГИС ТЭК) и Минэнерго, которую раньше обеспечивали специальные надстройки.
ЦС ЗУП позволяет автоматически рассылать зашифрованные расчетные листки для персонала в соответствии с законом о персональных данных.
Ранее для описанных расчетов в Системном операторе использовалась разработанная в 2008 году компанией «1С» информационная система «Расчет заработной платы и управление персоналом», состоявшая из девяти обособленных информационных баз: двух – в исполнительном аппарате и семи – в ОДУ. Каждая операционная зона имела свои особенности начислений и учета. Использование нескольких баз данных приводило к необходимости большого количества процессов обмена данными, что снижало оперативность управления и расчетов. За десять лет эксплуатации система многократно дорабатывалась, что привело к невозможности штатной установки обновлений, выпускаемых разработчиком, и как следствие – росту затрат на сопровождение.
«В ходе реализации проекта были выявлены и оптимизированы, либо устранены неэффективные и архаичные процессы. Удалось избежать дублирования ввода информации в кадровых документах сотрудниками бухгалтерии. Была разработана и утверждена единая номенклатура видов расчетов, где по каждому из более чем 200 видов начислений и удержаний описан алгоритм расчета, налогообложение, входимость в средний заработок, входимость в расчетные базы, отражение в отчетности, бухгалтерском и налоговом учете. Проект позволил существенно обновить структуру и эффективность взаимодействия подразделений компании, унифицировать кадровый учет и расчет заработной платы, а также централизовал функции расчета заработной платы и сдачи отчетности», – подчеркнул главный бухгалтер АО «СО ЕЭС» Михаил Седякин.
«Использование централизованной системы расчета зарплаты и управления персоналом делает более прозрачным учет в компании с большой филиальной структурой, позволяет унифицировать и автоматизировать деловые процессы в кадровом администрировании и оплате труда. ЦС ЗУП позволила исключить дублирование функционала, благодаря чему оптимизирована нагрузка на персонал и как следствие минимизировано количество ошибок, а также время выполнения задач. Существенным достижением стало увеличение ответственности исполнителей в филиалах», – отметила Директор по управлению персоналом АО «СО ЕЭС» Татьяна Галкина.
«Централизация функций расчета заработной платы и учета персонала была реализована с бескомпромиссным использованием методик фирмы «1С» и типовой функциональности коробочной системы, что позволило оперативно внедрять обновления функционала системы от производителя без доработок. Срок установки обновлений программы от «1С» сократился до 3-х часов. Реализована централизованная подсистема управления доступом, позволяющая одному администратору управлять доступом всех пользователей по стране. Кроме того, одним из дополнительных эффектов, достигнутых по итогам проекта, стала оптимизация технической структуры и снижение ресурсов, необходимых для обслуживания системы. В частности, были исключены работы ИТ персонала по контролю корректного обмена данными и устранению ошибок, требовавшиеся ранее при обмене между базами, существенно разгружены каналы связи, значительно сокращены серверные мощности, на которых установлена система. Кроме того, новая система была создана и внедрена точно в срок и, что немаловажно, без отклонений по бюджету, что нередко случается в проектах такого масштаба», – подчеркнул Директор по информационным технологиям АО «СО ЕЭС» Глеб Лигачев.
О ежегодном международном конкурсе «1С: Проект года»
Конкурс проводится с целью определения передовых пользователей, которые добились максимальных успехов в цифровизации, продвижения знаковых проектов внедрения решений системы «1С:Предприятие 8».
Оценка проектов конкурса проводится профессиональным жюри. В его состав входят руководители крупных предприятий (генеральные и исполнительные директора, ИТ-директора, финансовые директора, технические директора), профильные консультанты, журналисты, специалисты фирмы «1С». Лучший проект в каждой номинации определяется по наибольшей сумме набранных баллов.